Desenvolvimento de requisitos de sistema de gestão documental: o caso das escolas estaduais de Mato Grosso no Brasil

Abstract

Os arquivos escolares têm caráter informativo de grande relevância, não apenas para os serviços da administração escolar, como também para as pessoas diretamente interessadas nesses documentos, revelando-se importantes meios de prova segundo o direito. Uma boa gestão documental, assente na normalização da documentação e dos processos associados, é essencial para assegurar que as organizações possam potencializar a difusão do seu fundo documental e facilitar o seu acesso a todas as partes interessadas. Os sistemas informáticos, e em particular os sistemas de Gestão Eletrónica de Documentos (EDM), permitem ajudar a melhorar a qualidade do produto ou serviço, a reduzir o custo de produção e a melhorar a produtividade e o desempenho das organizações. O objetivo principal deste projeto é a proposta de um conjunto de requisitos de software para um sistema de gestão documental para a rede de escolas de ensino do estado de Mato Grosso, no Brasil, e desta forma, colaborar para a otimização dos processos de gestão de arquivos destas escolas. Realizaram-se estudos de caso em duas escolas e concluiu-se que embora utilizem recursos computacionais, ainda não adotaram a classificação dos documentos padronizada e nem um sistema informático específico, o que acaba por dificultar a eficácia e eficiência dos seus processos. Foram desenvolvidos os principais requisitos para um sistema de gestão documental adequado a este tipo de escolas de ensino tendo por base o processo de desenvolvimento de requisitos e considerando as suas respetivas fases de elicitação, análise, especificação e validação. O resultado mais significativo deste projeto consistiu no desenvolvimento de uma especificação de requisitos de software, a qual descreve os objetivos e âmbito do sistema, a perspetiva e as características do produto, bem como propõe os requisitos específicos, divididos em sete grupos funcionais, começando na gestão do plano de classificação e terminando nas funções da administração. Algumas das principais funcionalidades que estão subjacentes aos requisitos de software apresentados foram complementadas com modelações feitas com o suporte da linguagem UML. A especificação de requisitos de software desenvolvida inclui igualmente a referência aos requisitos de interface externos e não funcionais. A fase de validação inclui testes aos requisitos, tendo por objetivo a identificação de possíveis problemas, erros ou ambiguidades, antes mesmo de uma possível implementação.